做快消、建材、农资这几行的商贸企业，常有一种生意：货先铺到下游经销商或门店，货权还在自己手上，等对方实际卖出去多少，再按销量和金额结算。这就是委托代销。我们在滁州、天长给做酒水批发和五金建材的客户上线金蝶云星辰时发现，这套业务真正难的不是录单，而是三个口径容易想岔——发货时库存减了但应收为什么没动、结算之后应收又从哪里冒出来、终端退货该走哪张单。

下面按实际业务发生的顺序，把发货、结算、应收确认、退货四步串起来讲，中间穿插容易卡住的地方。

一、先分清：委托代销与普通销售差在哪

普通销售是货一发出去就确认应收、确认收入；委托代销不一样，货发出去只是「挪了个地方放」，货权没转移，所以四件事的结果完全不同：

1、库存：委托代销单会实实在在减少本仓库存，库存类报表里能查到这笔出库记录，期末盘点时这批货已经不在自己仓里；

2、成本：对委托代销出库核算出来的成本，会顺着单据往下传递，结算时一并结转，不用另外算；

3、应收：发货环节一分钱应收都不产生，真正的应收在结算环节才形成；

4、收入：收入同样后移到结算环节，在销售类报表里查的是委托代销结算单的收入、成本与毛利。

理解了这四条，后面单据怎么走就顺了。整套功能在【销售管理】-【委托代销】下面，共四张业务单据加两张跟踪表。

二、第一步：代销发货，录委托代销单

发货动作对应【委托代销单】。可以从销售订单直接点「委托出库」生成，也可以手工新增：进入【销售管理】-【委托代销】-【委托代销单】，选客户、选发货仓库，把要铺给对方的商品、数量、单价录入商品信息行，保存后审核。

录单时有三个位置值得留意：一是客户必须选对，它是后面结算和查跟踪表的依据；二是仓库要选货实际发出的那个仓，如果仓里数量不够，单子上会直接带出负数，说明库存没腾出来；三是商品行的单价只影响金额展示，真正结算多少要看结算单。

这一步做完，库存已经减了、成本已经归集了，但应收款余额纹丝不动，这是正常的，不用去应收账款报表里找。

三、第二步：结算，下推委托代销结算单

下游报来实际卖掉的量，就该结算了。在已审核的委托代销单上点【委托结算】，或者在【委托代销结算单】里用「选源单」挑出对应的代销单，按对方反馈的实际销售数量填结算数量。

这里有一条硬限制：结算数量不能大于委托代销数量。填超了会直接被拦下来，原因很简单——没发出去的货不可能先结算。如果对方分批报量，就分几次下推，每次只结算本次实际卖掉的部分。

结算单上还有两个字段经常被问到：

代销费用：指需要付给下游经销商的报酬，比如销售佣金，或者对方为卖这批货垫付的促销、配送费用。佣金如果是单独结算、不从货款里扣，就填在这里，它会参与结算金额的计算；

收款账户、收款方式、收取货款：如果结算的同时就收到了钱，可以在这张单上直接登记收款，省掉再去做收款单。

结算单审核后，应收账款才正式增加。后续在收款单里选择「委托代销结算单」作为源单，就能完成核销。

四、第三步：应收和收入到底在哪看

这是被问得最多的一处。结论是：委托代销单不产生应收账款，应收由委托代销结算单产生。所以顺序永远是先结算、再有应收、再收款。

如果货已经发出、还没结算，又想在应收报表里看到这批货占了多少，可以在应收账款明细表或汇总表上勾选「包括委托代销单」这个参数。勾选后，这部分数据只作为参考显示在报表中并参与余额计算，不会生成真正的应收单据。

反过来，一旦这批货结算过，再勾选这个参数也查不到代销单本身了，报表里只会出现与它关联的委托代销结算单——也就是说，同一批货不会在报表里被算两遍。

收入侧同理，去销售明细表、销售汇总表、销售毛利表里查结算单，才看得到这批货的收入、成本与利润。

五、第四步：退货有两条路，走错就调不平

代销退货分两种情况，单据完全不是同一张，先判断货有没有结算过。

情况一：货没卖掉，原样退回

用【委托代销退货单】，由原来的委托代销单关联生成，退回来的数量重新入到本仓，同时冲减还没结算的代销数量。这类退货不影响应收，因为本来就没确认过应收。

情况二：已经结算，终端客户退货

货已经结算、钱也挂上应收了，终端客户因质量问题退回、损失由自己承担，这时要用【委托结算退货】，它冲的是应收，不是库存数量口径。操作有两种入口：在【销售管理】-【委托代销结算】列表里勾选单据点【结算退货】，或者打开结算单，在单据上直接点【结算退货】。

退完之后如果这批货还要重新发给对方继续代销，别忘了在委托结算退货单上打开【重新结算】开关。不开这个开关，这批数量在跟踪表里就停在已退货，没法再结算一次。

打开之后，委托商品跟踪表里这部分数量会自动回到未结算状态，可以重新下推结算单。

六、查余量：两张跟踪表不要混

代销业务最怕对不上账，星辰给了两张表，口径不同：

委托代销商品跟踪表：按商品看发给下游的数量、已结算数量、已退货数量、未结算数量，是逐笔对账用的；

委托代销商品库存余额表：只看还压在对方手里、没结算完的有多少，适合月底盘一次总量。

和经销商对账时用跟踪表逐单核，看整体铺货规模用余额表，两张表的结果不会互相替代。

七、四个最容易卡住的点

1、结算单和代销退货单不能手工新增。这两类单据必须由委托代销单或委托代销期初余额关联产生，直接在菜单里点新增是建不出来的。想凭空补一张，只能回到源头找那张代销单。

2、系统上线前已经发出去的货怎么补。用【委托代销期初余额】把以前未结算完的出库信息登记进来，它只建台账号、不再减一次库存，后续结算和退货都从它往下走。这一步漏了，跟踪表会一直少一块。

3、结算数量和发货数量对不上。先查是不是分批报量、有没有漏下推，再看代销退货单是否已经冲减过数量，最后才怀疑数据问题。

4、版本限制。委托代销属于专业版、旗舰版的功能范围，标准版没有这套菜单，别在标准版里找。

八、顺带说清：受托代销是另一条线

上面讲的都是「我委托别人卖」。反过来，如果是我方替上游厂家代销、收手续费，那叫受托代销，单据和开关完全不同：先在【系统设置】-【系统参数】的进销存参数里勾选启用受托代销，再到【基础资料】-【供应商】给对应供应商启用「受托供应商」，商品资料上启用「可受托」，最后在【采购管理】新增【受托入库单】入库。受托商品只能走受托入库单，用采购入库单或其他入库单是入不进来的，这也是受托业务最常见的报错原因。

把发货、结算、应收、退货这四步的先后顺序记住，代销账就不会乱：先有代销单减库存，再有结算单生应收，收款跟着结算单走，退货分清结算前后。安徽企业数字化过程中，铺货型业务占比不低，这套流程理顺了，月底对账能省下大量时间。