在做采购业务时，不少用户会问：金蝶云星辰的采购订单和预付款单一定要绑定在一起吗？有的财务担心两者不关联会导致往来账对不上，于是每笔预付款都要手工去翻对应的订单编号；也有用户发现录入预付款单时系统并没有强制要求选源单，干脆全部单独新增。这两种做法其实都可行，关键要弄清系统对两者关系的设计逻辑。

一、先明确：两者并非强制关联

金蝶云星辰并没有要求预付款单必须选择采购订单。预付款单支持两种录入途径：一种是直接新增空白单据手工填写，另一种是从采购订单下推，或者通过选择源单建立关联。采购订单与预付款单之间的关联关系，作用在于业务追溯，方便日后核对这笔预付款是为什么业务支付的。真正需要完成核销的对象是后续的正式应付单据，预付款最终与应付账款核销，而不是与采购订单核销。

也就是说，采购订单与预付款单的关联属于业务溯源层面的关联，它本身不影响账务。但在启用跨币别付款的前提下，源单会变成必选项，此时如果不选源单，系统会直接弹出源单录入提示，单据无法保存。安徽、滁州等地做进出口采购的企业尤其要注意这一条。

二、方式一：在采购订单上录入预付订金，生成预付款单

这是最省事的一种做法，适合先下单、随即支付订金的场景，操作步骤如下：

第一步，新增采购订单，录入商品、数量、单价等基础信息；

第二步，在采购订单底部填写【付款账户】和【预付订金】两个字段，其中付款账户决定这笔钱从哪个账户支出；

第三步，保存采购订单后，点击单据上的【生成预付单】，系统会自动生成一张未审核状态的预付款单，审核后即完成付款登记。

如果企业希望采购订单审核后就自动带出预付款单，还可以在系统参数里做一次设置：进入【系统设置】-【系统参数】-【进销存参数】，勾选"采购订单审核时，自动生成预付款单"。设置完成后，采购订单审核即可自动生成预付款单，无需再手工点按钮。天长及周边不少小微商贸企业会采用这种自动化设置，减少手工操作遗漏。

三、方式二：新增预付款单，通过选择源单关联采购订单

如果付款发生在采购订单之后，或者需要把多张订单的预付款合并成一张单据，用这种方式更灵活。

第一步，新增预付款单，点击单据右上角的【选择源单】；

第二步，在源单选择窗口中选择采购订单，可勾选一张或多张采购订单后确定。同一张采购订单分多次预付时，也可以新增多张预付款单分别关联同一张订单，系统不作限制；

第三步，回到预付款单，录入付款账户、付款金额以及【本次预付金额】，保存并审核单据。

四、三个容易踩的小坑

1、预付订金针对的只是采购订单的成交金额。采购订单界面上的"预计采购费用"仅是预估记录，它既不会生成其他支出单，也不会形成应付账款，不要把它和预付订金混为一谈。

2、采购订单的预付订金以及预付款单，都不会直接产生应付账款。应付账款要等到采购入库单、采购发票等正式应付单据生成之后才会产生。

3、启用跨币别付款时源单必选。这是唯一会强制要求关联采购订单的场景，其他情况下该字段均可留空。

如果您的企业在采购付款与往来核销上还有其它疑问，我们的实施顾问可以结合账号实际参数给出建议。安徽宇辰软件技术有限公司是金蝶云星辰授权服务商，长期服务滁州、天长等地的制造与商贸企业，联系电话 15855000501。